Kostenübernahme Home-Office durch Arbeitgeber

Corona - Home-Office - Kosten: Der Chef zahlt alles. Kann er. Aber unter verschiedenen Bedingungen. Was ich sagen will ist, dass aus dem Verständnis heraus alle Kosten, die durch die Tätigkeit im Home-Office entstanden sind – egal ob der Anlass „Corona“ war oder nicht – sicherlich beruflich veranlasste Kosten sind. Allerdings können nicht alle diese Kosten 1:1 steuerfrei erstattet werden. Je nach Kostenart und Darstellung liegt unter Umständen in der Erstattungsleistung Arbeitslohn vor. Dieser wäre dann steuer- und ggf. sozialversicherungspflichtig!

Einzelheiten sollen in diesem Beitrag dargestellt werden.

 

Steuerfreie Erstattungsmöglichkeiten

 

Die sympathischste Erstattungsmöglichkeit ist sicherlich die, die weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge auslöst. Das ist aber nur bei echten Arbeitsmitteln der Fall, die nur beruflich genutzt werden oder genutzt werden können. Das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer sie beschafft und dafür später eine Erstattung vom Arbeitgeber erhält oder die Arbeitsmittel ihm gleich von der „Firma“ gestellt werden. Das könnte z. B. das benötigte Papier oder aber der Locher zum Abheften von Dokumenten bzw. die abschließbare Aktentasche zur Sicherung von betrieblichen Dokumenten sein.

 

Ist eine private Mitbenutzung des jeweiligen Arbeitsmittels nicht ausgeschlossen, dann entfällt die steuerfreie Erstattungsmöglichkeit in Gänze. Daher kann ich in meiner beispielhaften Aufzählung Gegenstände wie einen Schreibtisch oder eine adäquate Sitzmöglichkeit nicht nennen, da solche Gegenstände auch privat genutzt werden könnten.

 

Ausnahmen zu den Arbeitsmitteln

 

Zwei Arbeitsmittelgruppen dürfen allerdings privat mitgenutzt und dennoch steuerfrei zur Verfügung gestellt werden. Dabei handelt es sich um Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte. Oder anders ausgedrückt: Handys und Computer! Wichtig ist allerdings, dass Sie im Eigentum des Arbeitgebers bleiben. Dann ist der Umfang der privaten Nutzung uninteressant und eine steuerfreie Überlassung trotzdem möglich.

 

Besonderheiten bei Telefon- und Internetkosten

 

Hier ist eine steuerfreie Erstattung nur möglich, wenn die Erstattung 20 % der nachgewiesenen Kosten und 20,-- € im Monat nicht übersteigt. Oder aber es muss ein Einzelverbindungsnachweis vorgelegt werden, dass die beruflichen Online- und Telefonieeinsätze höhere Kosten verursacht haben.

 

Allerdings gibt es zu dieser Kostengruppe die Möglichkeit, den Erstattungsbetrag nicht der laufenden Besteuerung zu unterwerfen, sondern die Abführung der Steuern pauschal vorzunehmen. Der einheitliche Steuersatz beträgt hier 25 %. Das ist nicht so uninteressant wie es sich anhört. Zum einen kann diese Steuer vollständig vom Arbeitgeber übernommen werden, zum anderen scheidet bei der pauschalen Versteuerung die Sozialversicherungspflicht aus!

 

Steuerpflicht für den Rest

 

Im Umkehrschluss kann letztlich festgehalten werden, dass alles, was erstattet und im vorliegenden Beitrag noch nicht explizit erwähnt wurde, voll steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn darstellt. Überwiegend werden das die Kosten für das Arbeitszimmer und dessen Ausstattung sein. Das ist der bereits erwähnte Bürostuhl, die Mehrbelastung bei den Energiekosten oder aber der anteilige Mietzahlungsbetrag, den der Arbeitnehmer für die als Home-Office-Platz genutzte Fläche aufbringen muss. Alle erhaltenen Beträge diesbezüglich sind Arbeitslohn! Allerdings wäre jetzt zu prüfen, inwieweit diese Aufwendungen nunmehr als Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden können oder ob ggf. die 5,-- € Pauschale pro Tag für max. 600,-- € im Jahr geltend gemacht werden kann.

Nur wenn Sie Ihren Heimarbeitsplatz über einen Mietvertrag unter ganz strengen Anforderungen an Ihren Chef vermieten, kann Arbeitslohn vermieden werden. In diesem Fall werden die Einkünfte zwar nicht als Arbeitslohn, sondern als Einkünfte aus Vermietung versteuert – was zu keinem steuerlichen Vorteil führt. Allerdings kann in Einzelfällen die Sozialversicherungspflicht komplett vermieden werden.

 

Beratungsempfehlung

 

Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln, Kostenerstattungen und zum Umfang der erlaubten (oder nicht erlaubten) privaten Nutzung sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden. Das wird für die spätere Überprüfung der Steuerfreiheit durch die Finanzverwaltung von immenser Bedeutung sein!

 

Ihr Jens Bunte