Kassenführung ab 2017

Zahlen Sie noch mit Bargeld? Oder nutzen Sie ausschließlich Kredit- und EC-Karten? Vielleicht aber auch schon die Zahlung per Smartphone? Trotzdem gehe ich mal davon aus, dass Bargeld noch das Zahlungsmittel der Wahl ist. Sei es im Supermarkt, im Restaurant oder beim Frisör. Und weil das so ist, ist es dem Fiskus auch so wichtig, dass das eingenommene Bargeld, dem Finanzamt auch vollständig erklärt wird. Dass das bei Bargeldgeschäften nicht so ohne weiteres möglich ist, leuchtet ein. Deshalb laufen seit Jahren Bemühungen, den Bargeldverkehr zu reglementieren. Das, was sich bisher aus zum Teil Jahrzehnte alten Grundsätzen „nur“ ableiten ließ, wurde am 22.12.2016 zum Gesetz. Und darum geht’s:

 

Die wesentlichen Änderungen

Neben Anforderungen an Zertifikaten für technische Aufzeichnungsgeräte und Belegpflichten in späteren Jahren, auf die ich hier nicht eingehen möchte, sind es im Kern zwei wesentliche Vorgaben, die es aber in sich haben.

 

a) die Einzelaufzeichnungspflicht

Ab dem 01.01.2017 besteht die gesetzliche Verpflichtung, alle Bargeschäfte einzeln aufzuzeichnen. Diese Einzelaufzeichnungspflicht erfordert, dass Geschäfte, die bar abgewickelt werden, laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind. Es soll erreicht werden, dass  die Bargeschäfte von der Entstehung und Abwicklung vom Betriebsprüfer des Finanzamtes nachverfolgt werden können.

 

b) tägliche Aufzeichnungsverpflichtung

War es bisher so, dass die Geschäfte, die mit Bargeld beglichen wurden, zeitnah aufgezeichnet werden mussten, so hat die Vorgabe vom 22.12.2016 zum Inhalt, dass die Erfassung und Aufzeichnung nunmehr täglich zu erfolgen hat (Klarstellung).

 

Beschäftigt man sich mit diesen neuen Forderungen nur flüchtig, dann übersieht man leicht, dass es praktisch schwierig ist, diesen Erwartungen nachzukommen. Um Lösungsansätze für diese Fragestellungen zu erhalten, muss man sich mit den Möglichkeiten der Kassenführung beschäftigen.

 

Die elektronische Registrierkasse „ohne“ Speicherung

Die vorgenannten Vorgaben mit einer herkömmlichen Registrierkasse umzusetzen, die lediglich ein Druckwerk enthält und bei der täglichen Auswertung auf „Null“ gesetzt wird (vielen  geläufig als „Z-Bon-Kasse“), ist nicht möglich. Daher ist der Einsatz solcher Kassen auch nicht mehr zulässig. Die Erlaubnis zum Einsatz einer solchen Kasse lief am 31.12.2016 aus. Das war jedoch auch seit sechs Jahren bekannt und kam nicht überraschend.

 

Die elektronische Registrierkasse „mit“ Speicherung/PC Kasse

Dieses Kassenmodell hat ein Speichermedium eingebaut. Diese Speichereinheit kann natürlich jeden Geschäftsvorfall speichern. Sie kann aufzeichnen, um welche Ware oder Leistung es sich handelt, wie hoch der Preis für die abgegebene Menge war und umsatzsteuerliche Sachverhalte speichern. Natürlich sofort bei Durchführung des Umsatzes und somit täglich. Wer also eine solche Kasse in seinem Unternehmen einsetzt, der ist bezüglich der neuen Anforderungen gut aufgestellt. Die richtige Einrichtung der Kasse durch den Kassenaufsteller und die Versicherung des Herstellers, dass die Kasse technisch die Ansprüche des Gesetzes erfüllt, runden das Bild ab.

 

Die offene Ladenkasse

Als offene Ladenkasse bezeichnet man eine schlichte Geldkassette. Also alles, was keinen Stecker hat. Kann man die Vorgaben damit überhaupt erfüllen? Ja, man kann! Und es ist auch weiterhin zulässig! Dazu muss sich der Geschäftsinhaber wahrscheinlich bei seinen Aufzeichnungsgewohnheiten umstellen. Allerdings gibt es bezüglich der Einzelaufzeichnungsverpflichtung eine Erleichterung. Das Gesetz hat eine Formulierung übernommen, die vor mehr als 50 Jahren als „Einzelhandelsrechtsprechung“ entstanden ist. Wer demnach Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, der kann auf die Einzelaufzeichnung verzichten.

 

Was allerdings m. E. nunmehr unverzichtbar ist, ist die Erstellung eines Zählprotokolls zur täglichen Ermittlung des Kassenbestandes. Eine rein rechnerische Ermittlung des Kasseninhaltes ist nicht zulässig. Und auch nur über das Zählprotokoll kann m. E. glaubhaft nachgewiesen werden, dass die Kasse täglich geführt wurde. Für unsere Mandanten haben wir daher ein Kassenformular entwickelt, bei dessen Anwendung auch das Gesetz vom 22.12.2016 eingehalten wird.

 

Ihr Jens Bunte