Steuerfreie Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber

Es hat angefangen aus einer Laune heraus. Mittlerweile ist es ein fester Termin. Einmal die Woche gehe ich mit meinem Mitarbeiter, Herrn Leßmann, mittags essen. Das hat nichts mit großem Schlemmen zu tun. Vielmehr haben wir Gefallen daran gefunden, in zwangloser Atmosphäre ein paar Minuten die Gedanken baumeln zu lassen und haben dafür die Schulmensa für uns entdeckt :-). Und wissen Sie, was daran an dieser Stelle so berichtenswert ist: Mein Mitarbeiter kann hier (fast) steuer- und sozialversicherungsfrei essen!

 

Zum Sachverhalt

 

Der Normalfall ist, dass die Kosten, die für die Verpflegung anfallen aus dem persönlichen Verdienst bezahlt werden müssen. Nutzt Herr Leßmann seine Mittagspause also dahingehend, dass er sich etwas zu essen besorgt, dann muss er das in der Regel aus seinem Nettoverdienst bestreiten. Der wurde versteuert. Die Sozialversicherungsanteile (Arbeitnehmer + Arbeitgeber) sind auch bezahlt worden. Alles in allem sind bis zum Kauf einer Currywurst reichlich Steuern und Abgaben angefallen. Erklärt sich ein Arbeitgeber jedoch bereit, seinem Mitarbeiter anstatt dem Lohn für die Mahlzeit, die Mahlzeit selber zu stellen, so kann das „Endziel“ - ein voller Magen – ggf. ohne hohe Steuern und Abgaben erreicht werden.

 

Wie können Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt werden?

 

Möglichkeit 1

 

Am direktesten natürlich, wenn der Arbeitgeber für seinen Mitarbeiter kocht und ihm diese Mahlzeit überlässt. Abgesehen von Betrieben, die eine eigene Kantine für Ihre Beschäftigten vorhalten, wird das wohl die Ausnahme sein. Aber für diesen Fall - der direkten Mahlzeitengestellung - muss nicht der genaue Wert der Mahlzeit ermittelt werden. Vielmehr legt das Finanzamt jährlich einen Wert fest, der dann als sogenannter „Sachbezugswert“ dem Lohn beim Mitarbeiter hinzugerechnet wird. Für 2016 beträgt der Sachbezugswert 3,10 € für eine Mittagsmahlzeit. Der Vorteil dieses Sachbezugswerts ist allerdings der, dass er nicht individuell versteuert werden muss. Vielmehr darf er mit einem pauschalen Steuersatz abgerechnet werden, der 25 % beträgt. Und damit dann zur Sozialversicherung: Alles was nach dieser Bestimmung pauschal versteuert wurde, ist von der Sozialversicherung ausgenommen – also sozialversicherungsfrei!

 

Möglichkeit 2

 

Für die Fälle, in denen keine Mahlzeit gestellt wird, kann es trotzdem zu einer begünstigten Beköstigung kommen: Es besteht nämlich die Möglichkeit seinen Mitarbeitern einen Geldzuschuss zu den Mahlzeiten zu gewähren.

 

Das Besondere ist die Zusammensetzung dieses Zuschusses. Der Zuschuss besteht aus einem Sockel, der dem Sachbezugswert für die direkte Mahlzeitengestellung entspricht: Also z. Zt. 3,10 €. Zudem darf der gewährte Zuschuss diesen Sachbezugswert um nochmals 3,10 € übersteigen und somit stolze 6,20 € betragen, von denen lediglich 3,10 € (wie bei der direkten Mahlzeitenreichung) pauschal versteuert werden müssen. Wenn das nicht lukrativ ist!

 

Das Problem mit den Zuschüssen zu Mahlzeiten

 

Das Problem mit vielen Steueroptimierungsmodellen ist, dass sie an Formalitäten gebunden sind, die die Handhabe so erschweren, dass einem im wahrsten Sinne des Wortes „das Essen nicht mehr schmeckt“. So war es bisher erforderlich, dass der Mitarbeiter diesen Essenszuschuss in Form eines Gutscheines erhalten musste. Dem sogenannten „Restaurantscheck“. Dieser musste sodann in der Gastronomie vorgelegt und von der mit dem Arbeitgeber abgerechnet werden. Somit sehr umständlich. Ganz ehrlich: Das haben wir für unseren wöchentlichen Mensa-Besuch auch nicht in Anspruch genommen.

 

Die Erleichterungen des BMF

 

Die Erleichterung kommt mit einem ganz aktuellen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Dort wird es für ausreichend erachtet, wenn lediglich zwischen dem Mitarbeiter und seinem Chef eine Vereinbarung zum Zuschuss besteht. Die Abrechnung über „Papier-Essensmarken“ entfällt. Damit ist es ganz schlicht sogar so möglich, dass der Arbeitnehmer mit Belegen gegenüber dem Arbeitgeber abrechnet.

 

Auf der anderen Seite ist aber auch eine vollautomatische digitale Abrechnung möglich. Diesem System bedienen sich viele Großküchen – so auch „unsere“ Mensa. Der Anbieter stellt eine Abrechnung online zur Verfügung, die der Arbeitgeber zu seinen Lohnunterlagen nimmt und die pauschale Versteuerung veranlasst. Das erfordert nicht mal, dass eine vertragliche Beziehung zwischen dem Unternehmen besteht, welches die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

 

Also essen wir in Zukunft weiterhin von unserem Mensa-Team gut bekocht – Herr Leßmann sogar steuer- und sozialversicherungsfrei!

 

Ihr Jens Bunte