Grundsätze ordnungsmäßiger Grundsätze (GoBD)

Dieses Mal schreibe ich für eine Zielgruppe, die ich an dieser Stelle eher selten anspreche. Ich wende mich an alle Selbständigen. Denn nur diese sind verpflichtet Bücher zu führen. Und was sie  dazu zu beachten haben, bezeichnet man seit jeher als die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB). Dabei handelt es sich um einen „Kodex“, der sich aus vielen steuerlichen Normen zusammensetzt.

 

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung hat das Bundesministerium der Finanzen aber im November 2014 ein Schreiben veröffentlicht, dass Vorgaben macht, die in dieser Klarheit und Absolutheit bisher nicht existierten und ergänzt seine Vorschriften im digitalen Zeitalter um ein „D“ wie „Datenzugriff“. Sind die GobD durch dieses Schreiben jetzt in Stein gemeißelt?

 

Leider nicht. Auch wenn darin bisher nicht gewohnte, konkrete Angaben zu finden sind, so ist der Gesamttenor eher „Butterweich“.

 

Gleich zu Beginn des Schreibens betont der Fiskus, dass er zu Form, Umfang und Inhalt der Umsetzung der GoBD keine abschließende Definition liefern kann, da die betrieblichen Abläufe, die eingesetzten Systeme und die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in den einzelnen Unternehmen einfach zu unterschiedlich sind.

 

Warum sind die GoBD für Selbständige so wichtig?

 

Das „o“ in GoBD steht – wie oben schon erwähnt – für „ordnungsgemäß“. Und was nicht ordnungsgemäß ist, wird nicht anerkannt oder aber mindestens vom Finanzamt angezweifelt. Und Zweifel an der Buchführung drücken sich im Rahmen von Betriebsprüfungen immer durch Steuerhinzuschätzungen aus.

 

Das ist besonders ärgerlich, denn die Buchführung muss ja nicht sachlich falsch sein und einen korrekten Gewinn ausweisen. Fehlt es jedoch an der Ordnungsmäßigkeit, dann handelt es sich um einen formellen Mangel. Denn nach der Denkweise des Finanzamtes erweckt der Mangel den Anschein, dass die Buchführung nicht vollständig sein könnte. Und diese Möglichkeit reicht dem Steuerprüfer, um Hinzuschätzungen zu begründen.

 

Wer muss die GoBD beachten?

 

Die GoBD gelten für alle Selbständigen. Unabhängig von der Berufsgruppe, der Größe und den Gewinnermittlungsformen. Jeder sollte seine Buchführung unter Anwendungen der neuen GoBD kritisch prüfen. Dabei ist der Begriff „Buchführung“ weit zu fassen. Es ist nicht nur das mechanische Buchen der Geschäftsvorfälle gemeint. Vielmehr wird unter Buchführung der Gesamtprozess verstanden, der bei dem tatsächlichen Geschäftsvorfall beginnt, seinen Lauf über die Zustellung von Lieferscheinen und Rechnungen nimmt, über die Zahlung und Verbuchung bis hin zur Ablage und Archivierung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist.

 

Diese Ablaufprozesse sollen in zukünftigen Betriebsprüfungen verstärkt unter die Lupe genommen werden bzw. es soll geprüft werden, ob der Buchführungspflichtige Regeln hat, um einen ordnungsgemäßen Ablauf zu gewährleisten und er diese Regelvorgaben auch überprüft. Dazu sind diese Abläufe in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten, zu überprüfen und ggf. zu korrigieren und anzupassen.

 

Was legen die GoBD ansonsten fest?

 

Der Umfang dieses Beitrages reicht nicht aus, die Anforderungen der GoBD anschaulich darzustellen. Daher nur eine ganz grober Abriss: Die GoBD unterscheiden vorab in bare und unbare Geschäftsvorfälle. Sie geben erstmalig konkrete Vorgaben, wann bare und unbare Beleg zeitlich bearbeitet werden müssen.

 

Wie Belege und steuerrelevante Sachen gegen Verlust zu sichern sind, wird in den GoBD ebenfalls große Bedeutung eingeräumt. Dazu wird unterschieden in Sachverhalte, die ausschließlich in Papierform abgewickelt werden und den Belegen, die elektronisch in den Betrieb eingehen oder aber elektronisch im  Betrieb entstehen.

 

Auch Rechnungen, die Sie eventuell lediglich über Word/Excel schreiben, gelten als elektronische Belege, selbst wenn Sie dann als Ausdruck das Unternehmen verlassen.

Die letzte Gruppe stellen dann die Belege dar, die zwar in Papierform eingehen, dann aber mit einem Scanner digitalisiert werden.

 

Die GoBD möchten aber nicht nur den Verlust sicherstellen. Es werden auch Maßnahmen vorausgesetzt, die die Unveränderbarkeit der Belege sicherstellt. Bei Papierbelegen ist das keine Hexerei. Aber bei elektronischen Unterlagen? Denn das sagen die GoBD ganz klar: Elektronische Daten sind auch elektronisch aufzubewahren und vor Änderungen zu schützen. Das Aufbewahren des Papierausdruckes einer Datei reicht nicht aus!

 

Für einen detaillierten Überblick haben wir Ihnen ein Video erstellt. Dieses können Sie über unsere Internetseite www.stb-bunte.de aufrufen.

 

Ihr Jens Bunte