Verpflegungsmehraufwand – Reisekosten Teil 2

Zum 01.01.2014 traten die neuen Regelungen zum Reisekostenrecht in der Einkommensteuer in Kraft. Bereits in meinem letzten Beitrag des Jahres 2013 hatte ich darüber geschrieben und die neuen Fahrtkostenregelungen besprochen. Durch eine ideale Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte sollte bereits vor Jahresbeginn eine optimale Gestaltung der Fahrtkosten ermöglicht werden. Heute soll es um die zweite große Gruppe der Reisekosten gehen: Die Verpflegungsmehraufwendungen.

 

Was sind Verpflegungsmehraufwendungen?

Wer sich beruflich außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte (siehe dazu auch meinen Beitrag aus November 2013) und seiner Wohnung aufhält, dem fallen Kosten – u. a. auch für seine Verpflegung – an. Die steuerliche Berücksichtigung ist allerdings nicht in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen möglich. Die Erstellung von Kostenaufzeichnungen und das Sammeln von Belegen sind somit unnötig. Vielmehr werden solche Reisekosten ausschließlich über Pauschalen berücksichtigt. Oft auch als „Spesen“ oder „Auslöse“ bezeichnet. Die Pauschalen können dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Scheidet eine Erstattung durch den Arbeitgeber aus, so können sie als Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers Berücksichtigung finden.

 

Wann werden Verpflegungsmehraufwendungen gewährt?

Neben der Abwesenheit von seiner ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung des Dienstreisenden, ist eine zeitliche Komponente für die Gewährung der Pauschbeträge erforderlich. Diese Abwesenheitsdauern und die Höhe der Pauschbeträge haben sich ab dem 01.01.2014 geändert.

Derjenige, der eine eintägige Reise ohne Übernachtung unternimmt erhält bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden einen Pauschbetrag von 12,-- € anerkannt. Sollten an einem Tag mehrere Dienstreisen unternommen worden sein, so sind die einzelnen Zeiten zusammenzurechnen.

Handelt es sich bei der Dienstreise um eine mehrtätige Unternehmung mit Übernachtung, so werden für die Tage der An- und Abreise ebenfalls 12,-- € berücksichtigt. Hier gilt jedoch die Besonderheit, dass die Dauer der Abwesenheit an diesen Tagen keine Rolle spielt. Wird die Dienstreise z. B. erst um 19.00 Uhr mit der Abfahrt angetreten, so werden auch für diesen Tag 12,-- € steuermindernd gewährt – auch wenn bis zum Ende des Tages um 24.00 Uhr die Dauer von 8 Stunden nicht überschritten wird.

Die Pauschbeträge gelten pro Kalendertag. Eine Ausnahme gilt jedoch für einen Dienstreisebeginn nach 16 Uhr und deren Ende vor 8 Uhr ohne Übernachtung. Diese Reise wird auch als ein Kalendertag gewertet.

Hingegen 24,-- € erhalten die beruflich Reisenden, die mehrtägige auswärtige Tätigkeit unternehmen. Mehrtägig in diesem Sinne sind Abwesenheiten von mehr als 24 Stunden an einem Tag.

Für Dienstreisen in das Ausland gelten besondere Pauschbeträge. Diese sind für die einzelnen Länder vom Bundesministerium für Finanzen gesondert festgelegt.

 

Problem: Mahlzeitengestellung

In der Praxis kommt es häufig vor, dass der Mitarbeiter auf einer Dienstreise durch den Arbeitgeber verpflegt wird. Meistens in Form eines Frühstücks – welches üblicherweise in der Leistung des Übernachtungshotels enthalten ist. Dazu gilt ab 2014 eine grundlegende Änderung: War es bisher möglich, dass für die Gewährung einer Mahlzeit durch den Arbeitgeber ein Sachbezug versteuert wurde, so ist ab 2014 grundsätzlich der einschlägige Pauschbetrag zu kürzen! Der amtliche Sachbezugswert für ein Frühstück beträgt aktuell 1,63 €. Reichte es bisher aus, dass der Arbeitgeber diesen Wert fiktiv als Lohn in der Abrechnung des Arbeitnehmers versteuerte und der Sozialversicherung unterwarf, damit der Arbeitnehmer in den Genuss des ungekürzten Verpflegungspauschbetrages kam, so muss ab 2014 eine Kürzung des Pauschbetrages erfolgen! Und z. B. bei einem Frühstück liegt der vorgeschriebene Kürzungsbetrag bei stattlichen 4,80 €.

 

Die 3-Monatsfrist

Dauert eine Auswärtstätigkeit an einem Beschäftigungsort länger als 3 Monate an, so entfällt die Möglichkeit der steuerlichen Begünstigung von Verpflegungsmehraufwand. Neu ist allerdings die Ermittlung der Grenze. Nunmehr ist lediglich die zeitliche Dauer zu beurteilen. Wird die Tätigkeit, aus welchen Grund auch immer, für länger als 4 Wochen unterbrochen, so beginnt eine neue „3-Monatsfrist“ und damit die Möglichkeit der Berücksichtigung des Mehraufwandes. Somit können ab 2014 auch Unterbrechungen durch Urlaub und Krankheit zu einer erneuten Dienstreise führen.

 

Mein Praxistipp: Gute Aufzeichnungen der Abwesenheiten und Tätigkeitsorte sind auch nach neuem Recht unerlässlich.

Ihr Jens Bunte