Das Verfahrensdokumentations-Tool

Dieses ist ein wichtiger Beitrag für alle, die für das Finanzamt Ihre Einkünfte in Form eines Gewinnes ermitteln. Und es ist ein noch wichtigerer Beitrag für alle diejenigen, die Ihre Einkünfte für das Finanzamt in Form eines Gewinnes ermitteln und noch keine Verfahrensdokumentation haben! Und ich vermute, das sind einige. Und ich vermute, davon fragen sich gerade viele: „Was ist eine Verfahrensdokumentation?“ Von daher: Der Reihe nach. Was hat es mit der Verfahrensdokumentation (VFD) auf sich, was ist eine VFD und das Wichtigste: Wie kommen Sie an Ihre VFD?

 

Rückblick Januar 2016

Im Januar 2016 habe ich an dieser Stelle über die GoBD berichtet. Im Rahmen dieser GoBD wird auch eine VFD gefordert. Doch es hat sich erwiesen, dass diese in der Praxis nicht so leicht umzusetzen ist. Aber aus zwei Gründen sollte das Thema aktuell aufgegriffen werden

 

• Ab jetzt liegen dem Finanzamt die Steuererklärungen 2015 – 2017 vollständig vor. Somit erstmalig der Zeitraum für den vollständig die GoBD gelten und für den somit bei einer Betriebsprüfung die VFD vorgelegt werden muss!
• Eine ganz aktuelle Stellungnahme des Bundesfinanzministeriums vom 05.10.2018 hat ausdrücklich bestätigt, dass auf eine Verfahrensdoku (auch für Kleingewerbe) nicht verzichtet wird.

 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Nach den Anforderungen des BMF-Schreibens reicht es nicht aus, dass Sie die Belegabläufe in Ihrem Betrieb auf Stand bringen. Sie müssen die Vorgehensweise im Umgang mit Ihren steuerrelevanten Unterlagen auch dokumentieren! Mit anderen Worten: Es reicht nicht, dass Sie Ihre Belege und Daten vollständig, nachhaltbar und änderungssicher vorhalten. Sie müssen auch aufschreiben, was in Ihrem Betrieb überhaupt geschieht und was Sie unternehmen, um die gestellten Vorgaben zu erfüllen. Nur so lässt sich nach Meinung der Finanzverwaltung im Zweifel feststellen, ob die getroffenen Vorkehrungen ausreichend waren, selbst wenn mal etwas schief gehen sollte.

 

Was ist das Problem einer Verfahrensdokumentation?

Nach meinen Einschätzungen ist die Herangehensweise an eine Verfahrensdokumentation das größte Problem. Eine durch das Bundeswirtschaftsministerium geförderte Musterverfahrensdokumentation der AWV e. V. schreckt eher ab, als dass sie eine Umsetzung fördert. Jedoch reicht für eine Vielzahl der Steuerpflichtigen eine, mit einfachen Worten, strukturierte Aufzeichnung aus.

 

Die Lösung

Sich vor ein leeres Blatt Papier zu setzen und seine Verfahrens-Doku niederzuschreiben, ist fast unmöglich. Ich habe daher um mich herum ein kleines Team gebildet. Zusammen haben wir uns Gedanken gemacht, was Ihnen helfen könnte, Ihre VFD selbständig und ohne außergewöhnliches Fachwissen selber zu erstellen. Herausgekommen ist eine Software, die durch Effektivität und übersichtliche Struktur besticht. Was am Anfang lediglich für meine Mitarbeiter und mich zur Unterstützung unserer Mandanten bei ihrer VFD bestimmt war, hat sich nach einer kurzen, überregionalen Testphase zu einer außerordentlich anerkannten Software entwickelt! Diese Anerkennung, auch durch renommierte Kanzleien, hat uns dazu bewogen, dieses Tool auch anderen Steuerpflichtigen zur Verfügung zu stellen.

 

Funktionsweise unserer Software

Wir haben uns von den Gedanken gelöst, dass durch ein paar „Klicks“ eine fertige, anerkannte und zielführende Doku entsteht. Vielmehr haben wir über Vorauswahlen einen Erläuterungs-, Fragen-, Beispieldialog entwickelt. Checklisten runden das Paket ab. Am Ende steht eine Dokumentation, die nicht nur zur Ablage für Betriebsprüfungszwecke genügt. Sie werden feststellen, dass ein erheblicher Nutzen für Sie entsteht. Ich bin der festen Überzeugung, dass Sie beim Erstellen Ihrer Doku Verbesserungs- und Änderungspotential für Ihr Unternehmen feststellen werden – und sind sie noch so klein.

 

Weitere Infos zu dem VFD-Tool

Wie schon gesagt: Nach den ersten Reaktionen waren wir so überrascht, dass wir uns entschlossen haben, für dieses Projekt eine eigene Homepage zu erstellen.

 

Unter www.meineDoku.de erhalten Sie weitere Infos. Dort können Sie sich eine Demo zum Tool anschauen. Über ein Forum besteht die Möglichkeit mit uns oder anderen Nutzern Kontakt aufzunehmen.

 

Mit diesem Tool gilt: Wer nicht will, findet Gründe – wer will, findet Wege!

 

Ihr Jens Bunte & VFD-Team