Abziehbarkeit von Geschäftsessen und anderen Verköstigungen

Essen ist ein absolutes Grundbedürfnis. Daher stellen die Aufwendungen für die Verpflegung steuerlich regelmäßig Kosten der privaten Lebensführung dar und können nicht steuermindernd berücksichtigt werden. Wie Ausgaben für Mahlzeiten allerdings Werbungskosten oder Betriebsausgaben werden und vollständig oder aber mindestens teilweise abgesetzt werden können, möchte ich Ihnen in diesem Beitrag etwas näherbringen.

 

Teilweiser Abzug der Aufwendungen

 

Ob die Aufwendungen für Mahlzeiten ganz oder teilweise steuermindernd berücksichtigt werden können, macht das Einkommensteuergesetz davon abhängig, wen Sie einladen.

Nimmt an einem Essen nur eine Person teil, die nicht Mitarbeiter Ihres Unternehmens ist, dann geht man von einem geschäftlichen Essen aus, wenn der Anlass der gemeinsamen Nahrungsaufnahme mit betrieblichen Zwecken begründet werden kann.

 

Wichtig ist bei solchen Aufwendungen, dass die Formalien beachtet werden, die für solche Essen bestehen. Daher sollte der „Anlass“ des Geschäftsessens so konkret wie möglich auf dem Beleg der Bewirtung vermerkt sein. Vermeiden Sie Bezeichnungen mit allgemeiner Gültigkeit wie z. B. „Geschäftsessen“. Das ist dem Finanzamt nicht genug. Formulieren Sie einen „besonderen“ Grund, warum es zu diesem Essen gekommen ist. Zudem müssen Sie auch alle Teilnehmer und die verzehrten Speisen auflisten, die mit ihren einzelnen Preisen versehen sind. Der Sammelbegriff „Speisen und Getränke“ genügt nicht. Allerdings sollte diese Einzelauflistung kein Problem sein, da nur solche Geschäftsessen anerkannt werden, die vom Gastwirt mit einem maschinell erstellten und registrierten Rechnungsbeleg einer Registrierkasse abgerechnet werden. Und für diese Kassen ist eine Aufstellung, wie sie gewünscht wird, kein Problem. Und abschließend unterschreiben Sie den Beleg, bevor Sie ihn zu Ihren Steuerunterlagen nehmen.

 

Gesetzlicher Abzug bei Geschäftsessen

 

Wenn Sie das alles beachtet haben, gewährt Ihnen das Finanzamt einen Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug i. H. v. 70 % der getätigten Aufwendungen.

 

Sollten Sie zusätzlich noch zum Vorsteuerabzug berechtigt sein, dann wird Ihnen hier allerdings – trotz der Kürzung im Rahmen der Einkommensteuer – der volle Vorsteuerabzug gewährt, da das Umsatzsteuerrecht eine gleichlautende Regelung wie in der Einkommensteuer nicht kennt. Der Vorsteuerabzug ist daher sogar dann möglich, wenn die formellen Voraussetzungen, die das Einkommensteuergesetz fordert, nicht vorliegen oder erst nachträglich hinzugefügt worden sein sollten.

 

Voller Abzug der Aufwendungen

 

Keine Kürzung der Aufwendungen ist allerdings erforderlich, wenn es sich bei den bewirteten Personen ausschließlich um Ihre Mitarbeiter handelt und Sie pro Mitarbeiter nicht mehr als 60,-- € einschließlich Umsatzsteuer ausgeben.

 

In diesem Fall wird aus dem geschäftlichen Essen ein betriebliches Essen, wenn es aus überwiegend betrieblichen Gründen abgehalten wird. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn das Essen während oder nach einer langwierigen Besprechung oder nach einem außergewöhnlichen Einsatz kredenzt wird. Das wären dann Bewirtungen aus einem besonderen betrieblichen Anlass. Diese sind vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei. Wichtig ist dabei nur, dass diese Arten von Essen nicht regelmäßig gewährt werden dürfen.

 

Wird allerdings nach jeder wöchentlichen Teamsitzung der Pizza-Dienst bemüht, dann spricht vieles für ein regelmäßiges „Belohnungsessen“. Dieses ist zwar als Betriebsausgabe zu berücksichtigen, stellt aber gleichzeitig Lohn für die teilnehmenden Arbeitnehmer dar. Von einer Besteuerung und Versicherung kann allerdings abgesehen werden, wenn dieser - und eventuell andere Sachbezüge des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter - in der Summe monatlich nicht über 44,-- € liegen.

 

Kompliziert? Noch nicht. Aber eventuell in den Fällen, bei denen der Arbeitgeber arbeitstäglich Mahlzeiten verbilligt oder kostenlos zur Verfügung stellt. Egal ob durch ihn selbst oder durch einen beauftragten Gastronomen. In diesem Fall ist der amtliche Sachbezugswert für Mahlzeiten als Lohn zu berücksichtigen – und damit scheidet die Anwendungsmöglichkeit der 44-EURO-Freigrenze leider aus.

 

Lassen Sie sich den Appetit nicht verderben,

 

Ihr Jens Bunte